我是如何用协作工具提升员工工作效率的

 人参与 | 时间:2015年12月22日 07:32

2013年,杰哥、彬娃和我一起走向了创业的道路,也是从那一天开始,我从一个个人独立博客或是个人站长身份,逐渐向团队化运作,2015年,阿辉、郁辉等人的相继加盟,让这个团队越加壮大。

自从组建团队后,对协同办公的工具越来越依赖,之前分享过很多实用软件,比如印象笔记、Worktile、麦客表单、伙伴云表格。

我是如何用协作工具提升员工工作效率的 经验心得 第1张

如果说印象笔记解决团队内容的问题,Worktile解决了项目管理问题,麦客表单解决了信息收集问题,那么伙伴云表格则解决了公司内部管理问题。

那么伙伴云表格到底能解决团队什么问题呢?请往下看

以前我一个人,一人吃饱全家不饿,用什么工具到也是次要的,也很少推荐。后面随着杰哥、彬娃、阿辉等人的加入,也使得我对团队协作的需求越来越大。

团队人数多了后,一个小项目,需求文档、合同文档、反馈文档等等一大堆。时间长了,乱了,也烦了。还有员工信息、公司财务、流水账、办公用品、考勤、合同等等文档。

而如今,公司制度逐渐健全,团队也日益发展壮大,公司的内部管理就显得尤为重要,

但对于每年要交上万块的ERP企业管理系统来讲还是显得有些捉襟见肘,所以找到一款协同办公工具尤为重要。

再此之前,我体验过很多产品今目标、简道云、伙伴云表格、超级表格、百会格格等等,他们都是优秀的协同文档工具,也许是因为选择太多,反而觉得第一眼非常重要,所以还是回归最初,选择了伙伴云表格(huoban.com),主要是域名也好记。

下图是我所有的工作文档,可以看到公司内部的一些常用文档,我都放到这里面了。

我是如何用协作工具提升员工工作效率的 经验心得 第2张

对于新人也不用担心,它上手比较简单, 5分钟就能学会,你只需要把你的Excel文档导入到伙伴云表格就好了。

我是如何用协作工具提升员工工作效率的 经验心得 第3张

文档看着是不是很多?这已经精简不少了,其实也没大家想的那么复杂,因为这个工具的重点功能在于协同办公。

比如我们团队的李娟,她负责给客服送礼、合同、登记办公用品等等,所以只需要点设置一下文档权限。

我是如何用协作工具提升员工工作效率的 经验心得 第4张

这样的话,李娟只能看到自己的数据,看不到别人的,只有我才能看到所有信息。

然后,剩下的事就交给李娟去做好了,你只需要看看员工登记的情况即可,有时候,我也会用手机版来看信息,也不用反复的用QQ传文档了,协同办公就是这么方便。

另外这眼看就到年底了,公司一般都会给客户送礼品啥的,那么李娟就会把送礼清单记录到这里,哪些客户送了,哪些客户还没送,在这里一目了然。

我是如何用协作工具提升员工工作效率的 经验心得 第5张

因为他的简洁和方便,没那么多花销的点缀,上手简单,所以第一印象觉得不错。

随着团队成员越来越多,登记员工信息,知道他们的入职时间、生日也是非常重要,这作为公司人性化管理的一部分,最起码员工过生日要送个小礼物吧?

我是如何用协作工具提升员工工作效率的 经验心得 第6张

(手机上的员工信息表格)

员工很多,如何迅速找打最近有哪些员工过生日?

也很简单,伙伴云表格继承了Excel的优秀功能,比如,点开文档,选择左边的“自定义筛选”,选择“生日”,我们就能迅找到速最近一个月内要过生日的员工了。


我是如何用协作工具提升员工工作效率的 经验心得 第7张


看似很复杂的表单,其实都是套用的现成模板,官方给了很多现成的模板,只需要稍稍删点不需要的就可以用了,对于重度使用者而言,光靠模板显然无法满足他们的需求。而伙伴云表格强大的自定义功能,可以直接套用。

我是如何用协作工具提升员工工作效率的 经验心得 第8张

(官方提供的现成模板)

应该说,伙伴云表格除了具备Excel一些基本功能之外,我想它最大的优秀在于在线协同办公,让大量的重复文档归一,同时权限管理功能,也可以让员工不能看到不该看的东西。

写在最后:

当初找这些工具的时候想法也很简单,一是要求手机、电脑都能用,二是解决文档乱又多的问题,三是打开速度快,四是权限体系完善, 五是减少自己工作量。

所以今目标、简道云、伙伴云表格、超级表格、百会格格,从这些协同办公工具里走了一圈,最终又回到起点,也许第一眼看上的才是最好的吧。

对了,伙伴云表格是袁兆江和戴志康创办的,来自原Discuz!团队,用它也是一种情怀。

伙伴云表格使用地址:https://www.huoban.com/

如果你对协同工具有更好的推荐,或者有需要讨论的,可以移步到松松论坛,我们会在哪里讨论并回复。

相关阅读:

给SOHO站长推荐几款提高效率的工具

协同办公平台Worktile体验分享

个人知识管理工具一览及相关经验技巧

国外常用SEO免费工具一览

顶: 0踩: 0

来源:,欢迎分享,(QQ/微信:13340454)